Managed-Printing-Services – auch für den Mittelstand ein Erfolgsfaktor?

Unter uns: Wie sieht die Druckerlandschaft in Ihrem Unternehmen aus? Stehen Ihre Mitarbeiter an dem alten Laserdrucker neben der Kaffeeküche Schlange, während das neue Multifunktionsgerät am Empfang kaum genutzt wird? Ist bei dem Drucker im Großraumbüro seit Tagen der Toner leer und die Ersatzlieferung verzögert sich? Finden sich auf dem einen oder anderen Schreibtisch noch Arbeitsplatzdrucker? Verbringen Ihre Mitarbeiter viel zu viel Zeit damit, sich um die täglichen Druckerprobleme zu kümmern, und wissen auch Sie nicht, an wen Sie sich bei Druckerpannen wenden sollen?

Das klingt nach Schwarzmalerei, geht aber in vielen Betrieben gar nicht so weit an der Realität vorbei. Laut einer Quocirca-Umfrage planen deshalb rund zwei Drittel der deutschen Unternehmen, ihre Ausgaben für Managed-Printing-Services (MPS) in 2019 zu erhöhen.

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Druckstrategien im Mittelstand hinterfragen

Die Vorteile von Managed-Printing-Services liegen auf der Hand: die Druckerlandschaft analysieren, effizienter aufstellen und ihr Management in die Hände eines Dienstleisters geben. Dennoch sind gerade kleine und mittelständische Unternehmen zurückhaltend, wenn es um die Einführung von MPS geht. Es sind immer wieder die gleichen Fragen, die wir in diesem Zusammenhang hören: Macht das denn auch für einen Mittelständler Sinn? Ist unser Betrieb dafür nicht zu klein, drucken wir nicht viel zu wenig? Und vor allem: Wird das für uns nicht viel zu teuer?

Dabei hat insbesondere der Mittelstand mit zahlreichen Rechnungen und Anschreiben ein häufig unterschätztes Druckvolumen zu bewältigen. Gleichzeitig können die meisten KMU die Kosten für Verbrauchsmaterial, Support und Administration gar nicht oder nur grob beziffern.

Effizienz erhöhen und Kosten senken

Gerade auch in kleinen und mittleren Unternehmen lässt sich deshalb der Druckerbestand mit Managed-Printing-Services optimieren. Häufig werden einzelne Drucker ineffizient eingesetzt, während andere wiederum überlastet sind. Wenn dann noch unterschiedliche Geräte gewartet und für jedes Modell die benötigten Toner bereitgehalten werden müssen, verursacht dies unnötige Kosten. Werden stattdessen beispielsweise die alten Arbeitsplatz-Drucker durch einzelne, optimal platzierte Multifunktionsgeräte ersetzt, können die direkten Druckkosten unmittelbar gesenkt werden. Eine zusätzliche Option ist es, die Geräte zu mieten statt zu kaufen.

Administration und Support in verlässliche Hände geben

Und auch um alles andere kümmert sich der MPS-Dienstleister. Wenn sämtliche Geräte mit einem Monitoring-System verbunden sind, können benötigte Toner sogar automatisch bestellt werden. Unnötige Kosten für Vorratshaltung werden vermieden, zudem verfügt der Dienstleister häufig über deutlich attraktivere Einkaufskonditionen. Sollte tatsächlich einmal ein Problem auftreten, sind die Fachleute schnell vor Ort, um Druckerpannen zu beheben. Auf diese Weise senken Unternehmen die Kosten für Verwaltung und Wartung und die Mitarbeiter haben mehr Zeit für ihre Kernaufgaben.