Prozesse statt Papierstapel? Definieren Sie die Druckstrategie!

Wenn wir mit Kunden über Managed-Printing-Services sprechen, hören wir regelmäßig die gleichen Fragen: Ist es denn immer noch entscheidend, in eine Druckstrategie zu investieren? Hat Drucken denn nicht ausgedient? Nein, ist unsere klare Antwort. Auch wenn die Digitalisierung der Prozesse weiter fortschreitet, heißt das nicht, dass Print-Dokumente künftig komplett verschwinden werden – in den vergangenen Jahren ist das Druckvolumen in deutschen Unternehmen eher gestiegen als zurückgegangen.

Prozessoptimierung statt Dokumenten-Dschungel

Verschwinden werden künftig laut einer aktuellen IDC-Studie jedoch reine Papierprozesse. Deshalb ist es entscheidend, jetzt schon die Print-Strategie in direkter Verbindung mit dem Dokumentenmanagement zu betrachten, um Prozesse ganzheitlich zu optimieren. In zahlreichen Unternehmen besteht hier durchaus Handlungsbedarf: Laut einer Studie von KYOCERA Document Solutions Deutschland sind rund die Hälfte der Mitarbeiter in deutschen Büros mit ihren Dokumentenprozessen unzufrieden.

Ein Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter eine Spesenabrechnung einreicht, müssen häufig zunächst die Papierbelege eingescannt und dann per Mail an die Buchhaltung geschickt werden. Dort kann es passieren, dass die Abrechnung zwecks Abzeichnung wieder ausgedruckt wird, bevor die Buchung erfolgen kann. Die unterzeichnete Abrechnung wird dann ebenfalls eingescannt und auf der Festplatte abgelegt – falls sie nicht in Papierform abgeheftet wird. Wäre es nicht viel praktischer und zeitsparender, wenn die Spesenabrechnung direkt digitalisiert, gezielt im Netzwerk abgelegt und elektronisch validiert werden könnte?

Wettbewerbsvorteile durch Workflow-Digitalisierung

Wenn Managed-Printing-Services mit einer ganzheitlichen Lösung für Managed-Document-Services einhergehen, können dokumentenintensive Prozesse vereinfacht, automatisiert und zunehmend digitalisiert werden. Dies erhöht nicht nur die Produktivität des Unternehmens, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Gemäß der genannten IDC-Studie zum „Print und Document Management in Deutschland 2019“ geht es für fast die Hälfte der Befragten bei der digitalen Transformation inzwischen nicht mehr nur um Back-Office-Prozesse, sondern auch um die Kundeninteraktion. Diese Unternehmen haben erkannt, dass die Digitalisierung kundennaher Prozesse zu einem verbesserten Kundenerlebnis, zu innovativen Produkten und Services und damit zu einem Wettbewerbsvorteil führen kann.

Dienstleistung aus einer Hand

Um auf die Ausgangsfrage zurückzukommen: Ja, es lohnt sich, in eine Druckstrategie zu investieren. Es ist jedoch entscheidend, sich auf einen Dienstleister zu verlassen, der MPS mit der Workflow-Digitalisierung kombinieren und so unterbrechungsfreie Arbeitsprozesse schaffen kann. Dabei können mit verschiedenen Digitalisierungsplattformen Workflows zwischen vorhandenen Systemen (CRM, ERP, DMS) definiert werden, ohne dass die Kosten für das Unternehmen aus dem Ruder laufen. Das Ergebnis: Systeme, die Informationen fast wie von selbst miteinander austauschen – und Ihnen Zeit für Ihre Kernaufgaben lassen.

Möchten Sie wissen, wie eine Lösung für MPS und Workflow-Digitalisierung in Ihrem Unternehmen aussehen kann? Gerne erstellen wir für Sie ein maßgeschneidertes, zukunftsfähiges Konzept!

Konstanze Kulus